Stratégie Achats, prestataires IT : une gestion de panels fournisseurs qui peut encore progresser !

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Nos enquêtes récentes révèlent des niveaux de maturité assez limités et un déficit en gestion du panel de prestataires avec par exemple :

  • plus de 50 prestataires pour moins de €10 millions de dépense
  • la majorité des prestataires en régie
  • une moyenne de chiffre d’affaires par prestataire d’à peine €200.000
  • des coûts de gestion anormalement élevés dus au nombre de factures et à la gestion de présence des prestataires freelance

Ces situations se développent en l’absence d’une stratégie construite entre prescripteur et acheteur. Laissé à l’abandon le DSI va engager des ressources au fil de l’eau en fonction des besoins en termes de capacité et de compétence. Le DSI a sans doute une liste de fournisseurs qu’il consulte pour des raisons souvent d’affinité personnelle. Nous sommes au niveau 1 dans notre matrice de maturité sur les leviers 5 : Organisation des activités externalisées, 6 : Modèles d’organisation et 10 : Pilotage des activités

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Ce billet développe les pistes d’amélioration.

La réaction épidermique du DSI est de résister à une stratégie d’achat « moderne » qui résulterait en une dépendance vis a vis d’un « gros » prestataire « qu’il n’aime pas »… Les organisations décrites ci-dessus sont en fait un prolongement des équipes de salariés mais avec des ressources externes, et le DSI peut être à ‘aise avec cela.

Sauf que :

  • il n’a pas la même autorité sur un prestataire freelance
  • un compte de 200 k€ avec un grand SSII au chiffre d’affaires de plusieurs milliards ne va pas attirer beaucoup d’attention

C’est pour cela que le concept d’Assistance Technique Groupée (ATG) a émergé, avec une offre des prestataires de grande taille de prise en main de l’ensemble des « petits » pour proposer une coordination de l’ensemble. C’est une offre commerciale qui vise des acheteurs qui souhaitent retrouver un semblant de rationalité dans le panel.  Mais cette solution ne répond pas à toute les questions.

Quels sont les véritables enjeux ?

  • la réussite des projets IT en termes de qualité, coûts, délais et maîtrise des risques.
  • le respect des engagements contractuels des prestataires via des SLA
  • l’introduction d’innovations, de plus en plus exigée avec les évolutions technologiques majeures (cloud, dématérialisation…)

Or dans les situations les pires :

  • les prestataires multiples en régie n’assument aucun risque ni d’engagement sur la livraison des projets
  • il n’y a pas de SLA au de la d’un taux de présence (!)
  • les innovations peuvent arriver, via des initiatives quasi personnelles des intervenants
Les remèdes ? Voici quelques pistes.
  1. Revoir les activités de développement par projet, pour regrouper les prestations sur les enjeux identifiés, et non pas sur un action grossière de concentration de panel (genre ATG)
  2. Forfaitiser les prestations par projet pour engager le prestataire sur un résultat
  3. Séparer les activités de maintenance et de développement
  4. Faire du sourcing pour identifier un nombre limité de prestataires qui correspondent à la taille de l’entreprise et aux besoins techniques
  5. Mettre en place des contrats cadre avec des engagements et des SLA portant sur les enjeux des projets et les taux de service pour la maintenance