Stratégie Achats, prestataires IT : une gestion de panels fournisseurs qui peut encore progresser !
Nos enquêtes récentes révèlent des niveaux de maturité assez limités et un déficit en gestion du panel de prestataires avec par exemple :
- plus de 50 prestataires pour moins de €10 millions de dépense
- la majorité des prestataires en régie
- une moyenne de chiffre d’affaires par prestataire d’à peine €200.000
- des coûts de gestion anormalement élevés dus au nombre de factures et à la gestion de présence des prestataires freelance
Ces situations se développent en l’absence d’une stratégie construite entre prescripteur et acheteur. Laissé à l’abandon le DSI va engager des ressources au fil de l’eau en fonction des besoins en termes de capacité et de compétence. Le DSI a sans doute une liste de fournisseurs qu’il consulte pour des raisons souvent d’affinité personnelle. Nous sommes au niveau 1 dans notre matrice de maturité sur les leviers 5 : Organisation des activités externalisées, 6 : Modèles d’organisation et 10 : Pilotage des activités
La réaction épidermique du DSI est de résister à une stratégie d’achat « moderne » qui résulterait en une dépendance vis a vis d’un « gros » prestataire « qu’il n’aime pas »… Les organisations décrites ci-dessus sont en fait un prolongement des équipes de salariés mais avec des ressources externes, et le DSI peut être à ‘aise avec cela.
Sauf que :
- il n’a pas la même autorité sur un prestataire freelance
- un compte de 200 k€ avec un grand SSII au chiffre d’affaires de plusieurs milliards ne va pas attirer beaucoup d’attention
C’est pour cela que le concept d’Assistance Technique Groupée (ATG) a émergé, avec une offre des prestataires de grande taille de prise en main de l’ensemble des « petits » pour proposer une coordination de l’ensemble. C’est une offre commerciale qui vise des acheteurs qui souhaitent retrouver un semblant de rationalité dans le panel. Mais cette solution ne répond pas à toute les questions.
Quels sont les véritables enjeux ?
- la réussite des projets IT en termes de qualité, coûts, délais et maîtrise des risques.
- le respect des engagements contractuels des prestataires via des SLA
- l’introduction d’innovations, de plus en plus exigée avec les évolutions technologiques majeures (cloud, dématérialisation…)
Or dans les situations les pires :
- les prestataires multiples en régie n’assument aucun risque ni d’engagement sur la livraison des projets
- il n’y a pas de SLA au de la d’un taux de présence (!)
- les innovations peuvent arriver, via des initiatives quasi personnelles des intervenants
- Revoir les activités de développement par projet, pour regrouper les prestations sur les enjeux identifiés, et non pas sur un action grossière de concentration de panel (genre ATG)
- Forfaitiser les prestations par projet pour engager le prestataire sur un résultat
- Séparer les activités de maintenance et de développement
- Faire du sourcing pour identifier un nombre limité de prestataires qui correspondent à la taille de l’entreprise et aux besoins techniques
- Mettre en place des contrats cadre avec des engagements et des SLA portant sur les enjeux des projets et les taux de service pour la maintenance